公文写作概述与指南：从格式到行文规则详解

公文写作概述与指南：从格式到行文规则详解

第一节：公文概述

为了规范党政机关的公文处理工作，促进其科学化、制度化和规范化发展，中共中央办公厅与国务院办公厅于2012年4月16日联合颁布了《党政机关公文处理工作条例》。随后，国家质量监督检验检疫总局与国家标准化管理委员会在同年6月29日共同发布了《党政机关公文格式》国家标准。这两项重要法规自2012年7月1日起正式实施，成为各级党政机关、社会团体、企事业单位在公文工作中必须遵循的法规。

同时废止了原有的《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》。

公文的概念

公文，作为党政机关实施领导、履行职能、处理公务的重要文书，具有特定的效力和规范的体式。它不仅体现了领导指导的作用，更是处理公务、宣传教育、凭证依据以及规范言行的重要工具。公文立卷归档后，更成为宝贵的文献资料。

公文的特点

策令性：公文传达党和国家的路线、方针、政策、法律法规和规章，发挥着领导与管理的职能。

专任性：公文作者专任，读者也专任。作者需根据职述式或代拟式撰写相关公文，而读者则限于法定的党政机关及相关人员。

法定性：公文具有法定的作者、权威和效力，以及法定的制发程序，确保其合法性和有效性。

时效性：公文需紧跟时代步伐，及时制发，并确保在法定效用期限内发挥作用。

规范性：公文的体式、语言和文体都需符合规范，确保其准确性和严肃性。

公务性：公文仅限于公务活动中的使用，体现其专为公务而生的特性。

被动性：公文的制发必须基于必要性和实际需求，无实际需要不得随意制发。

其他性质：公文还具有群体性，即其读者范围明确且专任；同时，公文也兼具工具性，是处理公务、宣传教育、凭证依据的重要工具。

公文的分类和适用范围

（一）法定公文

法定公文共有15种，包括命令、议案、报告、请示、批复、意见、纪要、函等。这些公文种类在实际工作中具有不同的用途和适用范围。

（二）广义与狭义的公文

广义的公文指公务文书，包括法定公文以及法规规章文书和事务文书等；而狭义的公文则专指法定公文。在广义的公务文书中，法规规章文件虽然不是公文，但以公文形式发布，具有准公文的属性和效力。事务文书则分为通用事务文书和专用事务文书两类，分别适用于不同的场景和需求。

（三）法定公文的分类

法定公文可以根据行文关系进行划分，包括上行文、平行文和下行文。上行文如报告、请示等，是下级向上级行文；平行文如函、议案等，是同级或不相隶属的机关之间行文；下行文如命令、通知等，是上级对下级行文。此外，还有一些公文在特定情况下也可平行发送，但不属于平行文范畴。

部门间的关系：包括领导关系（如上下级机关）、隶属关系（如人大与人常）、监督关系（如上下级法院和检察院）以及指导关系（如业务上重叠的县教育局与市教育厅）。

下行文种类：涵盖决议、决定、命令（令）、批复、通知、通报、纪要以及下行意见等，主要用于上级对下级的行文。

议案的特性：议案是政府向同级人大行文的一种特殊公文，尽管它属于平行文，却带有上行文的某些特征，特别是在语气上。

意见的灵活性：意见的行文方向灵活多变，既可以是上行文，也可以是平行文，甚至是下行文，因此不能简单地将其归为某一种行文。

行文关系的重要性：行文关系是行文制度中的核心要素，它决定了公文的行文方向，影响公文的传递和处理效率。

公文的时限分类：根据送达和办理的时限，法定公文可分为特急、加急和一般三类。特急公文需要在24小时内办理，内容极度紧急；加急公文则需在3日内处理，内容较为紧急；而一般公文则需在15个工作日内完成，内容相对普通。此外，还有紧急电报的分类，包括特提、特急、加急和平急。

公文的密级与阅读范围：法定公文还可根据“涉密程度”和阅读范围进行划分，这一分类方式在实际工作中也具有重要意义。

按“涉密程度”和阅读范围，公文可分为涉密公文、普通公文和公布性公文。涉密公文涉及国家秘密，因此不公开；而普通公文和公布性公文则相反，它们不涉及国家秘密，因此可以在一定范围内公开。值得注意的是，按涉密程度分类并不等同于按秘密程度分类。后者更具体地根据秘密泄露可能带来的损害程度，将涉密公文分为绝密、机密和秘密三个等级。

此外，公文还可以根据其内容的性质、特点和作用进行分类。例如，指挥性公文包括命令、决定等，它们具有强制性和指导性；规范性公文则以说明为主要表达方式，以强制力推行；报请性公文如报告、请示等，用于向上级或不相隶属机关请求审批。

在格式方面，公文格式构成要素包括版头、主体和版记三大部分。这些规范要素保证了公文的统一格式，从而维护了公文的严肃性、权威性和准确性。

版头部分包含六个关键要素：份号、密级与保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人。在这些要素中，发文机关标识和发文字号是不可或缺的。

主体部分则涵盖九个要素：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注以及附件。其中，标题、正文和成文日期为必不可少的要素，而主送机关、发文机关署名和印章通常也需要具备。

版记区域包含两个要素：抄送机关和印发机关与印发日期。同样，印发机关和印发日期也是版记中不可或缺的元素。

此外，公文版心外还应包含页码，以确保公文的完整性和查阅便捷性。

版头部分包括六个关键要素：份号、密级与保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人。其中，发文机关标识和发文字号是核心要素，不可或缺。在版头之下，通常还会印有一条与版心等宽的红色分隔线，以作醒目区分。

紧接着，版头要素中的第一个是份号，它印制在公文的左上角，表示份数的顺序号，通常为6位3号阿拉伯数字。涉密公文必须标注份号，以确保公文的安全与唯一性。

紧随其后的是密级和保密期限。这两者之间以实心的黑五角星进行分隔，位于份号下方，用于标识公文的重要程度和保密要求。

第三个要素是紧急程度，它规定了公文送达和办理的时限要求，以3号黑体字进行标注。通常，这一要素会位于份号和密级与保密期限的下方，若不存在这两者，则紧急程度可能成为第一个要素。

紧接着是第四个要素，即发文机关标志。它由发文机关的全称或规范化的简称，后加“文件”二字构成。在联合行文时，发文机关标志可同时使用联合发文机关的名称（遵循党、政、军、群的顺序），或单独使用主办机关的名称。此外，发文机关标志通常以红色呈现，旨在强调公文的法定作者归属，并唤起受文者对公文权威性的警觉。

最后是第五个要素公文写作基本特征，即发文字号。它由发文机关代字、年份以及发文顺序号共同组成。

联合行文时，应仅使用主办机关的发文字号。在具体位置上，若为平行文或下行文，发文机关标志下方应空出两行，并居中书写发文字号；若为上行文，则应居左空出一个字的位置书写。

接下来是第六个要素，即签发人。在上行文中，必须标注签发人的姓名，以显示公文生效并对内容承担责任。签发人指的是发文机关的主要负责人。“签发人”三个字应使用3号仿宋体，而其后的姓名则用3号楷体书写。需注意，在标注签发人时，仅需提供姓名公文写作基本特征，无需标注职务。此外，若为联合行文，则需标明所有联署机关的签发人或会签人姓名，且每行可排列两个姓名。

（三）公文主体格式

主体9个要素：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注。

标题是公文的重要组成部分，它由发文机关名称、事由和文种三部分组成。在格式上，标题应使用2号小标宋体，并位于红色分割线下空二行处。

主送机关，即公文的主要受理对象，其名称应使用全称或规范化简称，且位置应在标题下空一行，居左顶格书写。若主送机关过多导致公文首页无法容纳正文，则可将其移至版记。

正文是公文的主体内容，逻辑结构通常包括提出问题、分析问题和解决问题三个部分。在引用其他公文时，应先引用标题，再用圆括号注明发文字号。

附件是公文正文的补充或延伸，当某些内容如图表、名单等穿插在正文中会影响公文清晰度时，可将其作为附件处理。附件说明的位置在正文下空一行左空二字处，序号用阿拉伯数字，后加点而不是顿号。

发文机关署名是公文的必备要素之一，应使用全称或规范化简称，以显示公文的权威性和有效性。

成文日期则是公文的生效时间，也是公文生效的重要标志之一。它应位于发文机关署名下方，以显示公文的最后审定和发布时间。

如何确定成文日期:

对于会议通过的决议、决定等公文，以会议正式通过的日期为准。

若公文经机关负责人签发，则以签发日期为准。

在联合行文的情况下，成文日期以最后一个签发的机关负责人签发的日期为准。

成文日期在公文中的标注位置，对于一般的公文，应位于公文正文或附件说明的右下方。然而，对于会议审议通过的决议、决定等公文，成文日期则应使用3号楷体字，编排在公文标题下一行居中位置，并写明年、月、日，用圆括号括起来。

在标注成文日期时，应确保使用阿拉伯数字将年月日标全，且月和日不要编虚位。

接下来是印章的使用。印章作为公文的生效标志，是鉴定公文真伪的关键依据。在加盖印章时，要确保印章上边缘不压正文，下边缘要压住成文日期。同时，公文中有发文机关署名的，印章必须与署名机关相符。

若公文是联合行文，每一排应盖三个印章，且不要交叉重叠。附注是对公文需要注意的事项的说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。如有附注，应居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

此外，请示件应在附注处标明联系人姓名和联系方式。而附件则需另页编排，与公文正文一起装订。在版记之前编排附件时，“附件”二字应左上角顶格排，与标题之间空一行，且不加冒号。若转发或印发的公文不属于附件范畴，则应在转发或印发“通知”之后另页排印公文写作基本特征，并注意不加“附件”标注。

最后，我们来看一下公文版记的格式。

版记包含两个关键元素：抄送机关和印发机关，同时还有印发日期。此外，版心外还需标注页码，单页码应居右，双页码则居左，且外空一个字。若公文带有附件，且附件与正文一同装订，则页码需连续编排；若附件与正文分别装订，则需为附件另编页码。

抄送机关，即除主送机关外需执行或知晓公文内容的机关，应使用全称、规范化简称或同类型机关统称。抄送机关可包括上级、平级、下级及不相隶属的机关，但需注意上行文不得抄送下级机关。在排列顺序上，先列上级机关，再列同级机关，最后列下级机关。

印发机关通常指公文的印制主管部门，如各党政机关的办公厅（室）或文秘部门。若无专门机构，则发文机关即为印发机关。

成文日期早于发文日期是必须遵守的规则，而印发机关和印发日期则应处于同一行内。接下来，我们将探讨党政公文的行文规则和拟制。

党政公文的行文规则

（一）明确行文关系

在处理党政公文时，首先需要清晰界定各机关之间的行文关系。这种关系不仅涉及到公文传递的方向和范围，还影响到公文的处理效率和实际效果。因此，在拟制和办理公文时，必须严格遵循既定的行文规则，确保公文能够准确、及时地传达至目标机关，从而实现有效的沟通与协作。

上下级行文关系在党政公文中占据着核心地位。这种关系不仅明确了公文传递的方向，还直接影响着公文的处理效率和实际作用。在处理党政公文时，我们必须严格遵循既定的行文规则，确保公文能够准确、及时地传达至目标机关，从而实现有效的沟通与协作。

行文方式是行文规则的重要组成部分。逐级行文是一种常见的行文方式，它强调向直接上级或下级行文，旨在维护良好的上下级关系。越级行文则在特殊情况下适用，如下级机关需要直接向更高层级机关汇报重大紧急情况时。多级行文则旨在加快公文的传递速度，或确保某些公文不受层级限制。

在遵循行文规则的同时，我们还需要注意一些具体的操作要点。首先，行文应当确有必要，注重实效性和针对性，避免不必要的浪费。其次，我们要遵循权限行文的原则，确保在适当的层级进行行文。当遇到特殊情况需要越级行文时，应当同时抄送被越过的机关单位，以确保信息的完整传递。

此外，上行文作为一类特殊的行文方式，也有其特定的规则。上行文原则上应主送一个上级机关，并根据需要抄送相关机关。在向上级机关请示或报告重大事项时，应当经过本级党委或政府的同意或授权。同时，部门在向上级主管部门报送公文时，应直接报送，避免通过其他层级转递。

在向上级机关报送公文时，应以本机关名义进行，除非上级机关负责人直接交办事项，否则不得以本机关名义或负责人名义直接向上级机关负责人报送公文。若某机关受双重领导，向一个上级机关行文时，若有必要，可同时抄送另一个上级机关。

请示事项需以本机关名义向上级机关请示时，应提出倾向性意见后再上报，避免原文转报。请示应一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）向下行文规则

上级机关的有关部门在获得授权后，可以向下级机关行文。具体来说，党委、政府的办公厅（室）可根据本级党委、政府的授权，向下级党委、政府行文。其他部门和单位则不得向下级党委、政府发布指令性公文或提出指令性要求。

对于需经政府审批的具体事项，经政府同意后，可由政府职能部门行文，并需在文中注明已获政府同意。上级部门在向下级部门行文时，必须严格遵循权限，如市教委不得向县公安局行文。

在行文过程中，若涉及多个部门，需协商一致后方可向下行文，否则可能无效。对于高考期间的交通管制等重大事项，教育部和交通部必须事先沟通协调，否则可能面临上级机关的纠正或撤销。

上级机关向受双重领导的下级机关行文时，可根据需要抄送该下级机关的另一个上级机关。在明确主送与抄送时，应确保主送机关能够受理，并根据需要抄送相关机关。对于重要行文，还应抄送发文机关的直接上级机关。

（六）平行行文规则

同级机关或不相隶属机关之间适宜采用的公文种类是函。

（七）联合行文规则

同级党政机关、党政机关与其他同级机关在必要时可以联合行文。但需注意，属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。当公文涉及其他地区或部门职权范围内的事项时，起草单位应事先征求相关地区或部门的意见，并力求达成一致。在签发公文时，所有联署机关的负责人必须会签。此外，不相隶属的机关若不平级，则不能联合行文。

同时，部门内设机构（除办公厅（室）外）不得对外正式行文，需注意系统的条块关系。公文拟制是公文产生的关键环节公文写作概述与指南：从格式到行文规则详解，包括起草、审核和签发三个步骤。在起草过程中，要求遵循合法合规、实事求是、表述准确、文字精炼的原则，并确保文种正确、格式规范。起草完成后，需经机关负责人领导主持或指导，并进行充分协商和讨论。最后，在审核环节中，应确保行文理由充分、行文依据准确，以保证公文的合法性和有效性。

内容是否合法合规合政策，是否完整准确体现发文机关意图，是否同现行有关公文相衔接，以及措施是否切实可行。

涉及有关地区或部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

文种是否正确，格式是否规范，人名、地名等是否准确，文字、计量单位和标点等用法是否规范。

其他内容是否符合公文起草的有关要求。

结果：

经审核不宜发文的公文文稿，应退回起草单位并说明理由；若符合发文条件但内容需进一步研究和修改，则由起草单位修改后重新报送。

（三）拟制程序-第三步：签发

规则：

机关领导人在公文完成稿上的亲笔签名公文写作概述与指南：从格式到行文规则详解，标志着文稿的形成，并可作为印发正本的依据。签发公文时，应签署意见、姓名和完整日期。即使圈阅或签名，也视为同意。

原则：

先核稿后签发，确保核稿与签发的一致性和同步性。

谁签发：

公文应经本机关负责人审批后签发，重要公文和上行文则需由机关主要负责人签发。

授权情况：

若办公厅（室）受党委或政府委托制发公文，则由受权机关的主要负责人或按规定程序签发。

联合发文：

所有联署机关的负责人必须会签联合发文。

作用：

签发是大多数公文生效的必备条件。（部分公文可能需要会议讨论）

签发是公文从草稿变为定稿的必经程序或前提。

以机关领导人名义制发的文件，需领导人在公文正本上签字以使公文生效。

生效的标志是印章（盖章）。若缺少领导人签字，则不能盖章生效。

全局性事项：

凡以党委或政府名义发出的重要、涉及面广、对全局工作有指导意义的公文，应由党委或政府的正职或主持日常工作的负责人签发。

党委和政府如需联合发文，应由双方主要负责人共同签发。

对于政府涉及全局、长期性、关键性的文件，必须经领导班子集体讨论通过后，由主要领导人签发。

公文处理并非简单的公文办理或管理，而是一个涉及多个环节的复杂过程。接下来，我们将详细探讨收文办理的具体流程。

收文办理，作为公文处理的重要一环，主要包括以下程序：

签收：收到公文后，需逐件清点并核对内容，确认无误后签字或盖章，同时注明签收日期。

登记：详细记载公文的主要信息和办理情况，以便后续追踪和管理。

初审：对收到的公文进行初步审查，包括确认是否应由本机关办理、是否符合行文规则、文种和格式是否规范等。

承办：根据公文内容和要求，确定分送范围并进行分送；对于批办性公文，需提出拟办意见并报机关负责人批示或转相关部门办理。

传阅：以文书人员为中心进行公文传阅，确保公文及时、准确地传递到相关人员手中，不得漏传、误传或延误。

催办：及时了解公文的办理进度，督促承办部门按期完成办理任务。对于紧急或重要的公文，应由专人负责催办。

答复：及时向来文单位反馈公文的办理结果，并根据需要告知相关单位。

此外，发文办理也是公文处理的重要组成部分，包括复核、登记、印制和核发等环节。在涉密公文的传递过程中，需特别注意密件的安全和保密要求。

在处理涉密公文时，必须遵循严格的保密规定。在确定密级之前，应预先采取相应的保密措施。一旦密级得以确定，必须依照所定的密级进行严格管理。对于绝密级的公文，应由专人负责管理，确保其安全无虞。若公文的密级需要变更或解除，应由原确定机关或其上级机关作出决定。

在涉密公文公开发布之前，必须履行解密程序。公开发布的时间、方式及渠道，均由发文机关依据相关规定进行确定。涉密公文的传递应通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或收发件机关的机要收发人员进行，且传输过程中应采用密码电报或符合国家保密标准的计算机信息系统。

此外，公文的管理还包括印发、传达、复制、汇编以及撤销和废止等环节。公文的印发和传达范围应严格遵循发文机关的指令，若需变更，必须经过发文机关的批准。在复制和汇编机密或秘密公文时，需获得本机关负责人的批准；而绝密公文一般不得复制汇编，若确有需要，则应报请发文机关或其上级机关审批。公文若被撤销或废止，则自始或自废止之日起失去效力。